Classificazione massiva
Quando occorre acquisire decine di migliaia di documenti cartacei in poco tempo
non è possibile effettuare una classificazione contestuale all'acquisizione.
D'altra parte se non si classifica al momento dell'acquisizione sarà poi molto
dispendioso procedere alla classificazione delle immagini in separata sede.
La soluzione al problema è costituita dalla preclassificazione contestuale con
strumenti che non rallentano l'acquisizione, e che allo stesso tempo rendono spedita
la successiva classificazione semiautomatica in separata sede.
Preclassificazione
La preclassificazione viene eseguita contestualmente all'acquisizione, con
l'inserimento tra i documenti cartacei di appositi
separatori.
I separatori sono normali fogli A4 stampati con una stampante laser. Sono
predefiniti diversi tipi di separatori, tra cui:
L'uso del separatore di "fine documento" è intuitivo. I separatori "messaggio"
servono invece ad inviare un messaggio alla persona che procederà alla successiva
classificazione, ad esempio: "inizio faldone XY".
I separatori sono dotati di un codice a barre nella parte superiore che
permette la loro ricognizione automatica da parte del software di classificazione
semiautomatica.
Classificazione semiautomatica
La classificazione avviene, di solito, a batch di circa 1000 documenti. Il
programma di classificazione semiautomatica offre le seguenti funzioni:
- visualizzazione in avanti e indietro di tutte le immagini
- ricerca dei separatori, e stop in corrispondenza del separatore desiderato
(es.: inizio documento, inizio faldone, ecc.)
- attribuzione di dati qualsiasi alle immagini (es.: data, mittente, oggetto,
tipo documento, ecc.)
- aquisizione automatica di dati dai separatori, ed estensione dei dati a tutte
le immagini fino al separatore successivo
- numerazione delle pagine all'interno di ciascun documento
- memorizzazione di tutti i dati in ciascuna singola immagine (viene utilizzato
il tag description dello standard TIFF rev. 6)
Classificazione automatica
Interi archivi possono essere sottoposti a OCR ed indicizzati sulle singole
parole, consentendo poi la ricerca a testo libero dei documenti.
Esempio di lavorazione
Con gli strumenti sopra descritti l'acquisizione massiva di documenti si può
fare come qui appresso descritto:
- preparazione dei fogli (despillatura, ecc.)
- inserimento dei separatori
- acquisizione con scanner (di solito uno scanner A3 fronte/retro ad alta
velocità)
- stampa delle immagini su CD o DVD
e la successiva classificazione prevede i seguenti passi:
- revisione di ciascun batch con il software di classificazione semiautomatica
- passaggio dei files con le immagini (autodocumentate nel tag description)
al software che carica la banca dati dell'archivio ottico
La lavorazione di un batch medio di 1000 fogli prende tipicamente un tempo
di un'ora lorda (dall'estrazione del faldone alla sua ricollocazione
in archivio). Per la successiva classificazione, grazie al software appositamente
predisposto, occorre un tempo che dipende dal numero medio di pagine per
documento e dalla quantità di campi da digitare a mano, comunque per un
apprezzamento grossolano si può stimare un'ora anche in questo caso.
Nota
Il flusso di lavoro sopra descritto è stato semplificato. Per informazioni
dettagliate occorre prendere contatto con la ns. Società. Saremo lieti di
inviarVi gratuitamente il manuale operativo standard.